【保存版】知っておきたい！「信書」の基本と正しい送り方

2025.06.18

業務で通知物やDMを送るとき、こんなことを考えたことはありませんか？

できるだけ送料を安くしたい
確実に相手に届けたいから追跡サービスを使いたい
とにかく早く届けたい

これらを実現するには、発送方法の選択が重要です。
しかし、送る内容が「信書」にあたる場合、決められた方法以外では送ってはいけないというルールがあるのをご存知ですか？
間違った方法で送ると、初回は注意で済む場合もありますが、繰り返すと法的な罰則を受けることも…。
今回は、「そもそも信書ってなに？」という疑問に答えるべく、基本から送り方までを解説します。

「信書」とは？簡単に言うと…

信書とは、「特定の相手に対して、差出人の意思や事実を伝える文書」のこと。
たとえば…

「〇〇様へご契約内容のご確認です」
「◇◇マンションご入居者様へお知らせ」

といったように、相手を特定し、その人に向けた情報を記載した文書は「信書」となります。

「信書」に該当するかの見極めポイント

以下のような特徴があると、「信書」に該当します。

相手を特定した表現がある（例：「〇〇会員の皆さまへ」など）
契約や取引に関わる通知が含まれている
内容が「あなたに伝えたいこと」である

一方で、以下のような表現は「信書」に該当しません。

「お客様各位」「地域のみなさまへ」など、特定できないあいさつ文
広告やチラシのような不特定多数向けの内容

「信書」に関する判断基準や具体的な内容は、総務省の「信書のガイドライン」をご参照ください。

たとえばDMは…「信書」？「信書」ではない？

実際のDMでたとえると…

このように、同じDMでも内容次第で「信書」になることがあるので要注意です。

「信書」の送り方…守るべきルールとは？

「信書」を送るときは、決められた方法で送らなければなりません。
主な方法は…

日本郵便で送る

使えるサービス

普通郵便（110円／50g以内）
レターパックライト（430円／A4サイズ）
レターパックプラス（600円／A4サイズ）など

「信書」を日本郵便で送る際に利用できるサービスについては、日本郵便の「信書の送付について」をご参照ください。

宅配便で送るなら？

使えるのは佐川急便の「飛脚特定信書便」のみとなります。
ヤマト運輸などでは「信書」を送ることはできません。

「飛脚特定信書便」については、佐川急便の「飛脚特定信書便」のページをご参照ください。

コストを抑えて「信書」を送るには？

DMを大量に送る企業向けには、料金別納郵便・料金後納郵便というお得な方法もあります。

料金別納郵便

条件：同一料金の郵便物や荷物を同時に10通（個）以上差し出す必要がある
支払い方法：現金または郵便切手で一括支払い
メリット：切手を貼る手間を省ける

「料金別納郵便」については、日本郵便の「料金別納」のページをご参照ください。

料金後納郵便

条件：毎月50通（個）以上の郵便物・荷物を差し出す必要がある
支払い方法：当月分をまとめて翌月末日までに指定口座へ振込（口座振替も可）
メリット：切手を貼る手間を省ける

「料金後納郵便」については、日本郵便の「料金後納」のページをご参照ください。

郵便料金をもっと抑えるには？

バーコード付郵便物・区分郵便物として差し出すと、割引を受けられる制度があります。

バーコード付郵便物

送付物に所定のバーコードを印字することで、郵便料金の割引を受けられる制度です。

割引率：3%（往復はがきの場合は1.5%）
条件：同時に1,000通以上を差し出すこと/支払い方法を「料金別納」または「料金後納」にすること

「バーコード付郵便物」については、日本郵便の「バーコード付郵便物」のページをご参照ください。

区分郵便物

あらかじめ送付物を郵便番号ごとに区分（仕分け）してから郵便局に差し出すことで割引を受けられる制度です。

割引率：条件に応じて1%～6%（往復はがきの場合はその半分）
条件：同時に2,000通以上を差し出すこと/支払い方法は「料金別納」または「料金後納」にすること

「区分郵便物」については、日本郵便の「区分郵便物」のページをご参照ください。

「これ、信書に当たるかな？」と迷うことは珍しくありません。
表現や宛先の書き方ひとつで信書と判断されるケースもあるため、発送前の確認が重要です。
DMや通知物の発送に不安がある方は、お気軽に弊社にご相談ください。

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本記事は、DMの発送代行などを行うメールソリューション・ジャパン株式会社谷口社長にお話を伺いました。

メールソリューション・ジャパン株式会社

東京都と福岡県にオフィスを構えるDM発送代行会社。
DM発送代行のほかにも、郵便決済代行や郵便費最適化コンサルティングを提供しています。
プライバシーマークを取得し、個人情報保護の体制も万全です。